新型コロナウイルスの影響で多くの会議や打ち合わせがオンライン上で行われ、自宅からzoom等で参加することが日常となりました。
どこにいても参加できる便利なWEB会議ですが、話すタイミングが掴みづらかったり、会話が途切れて気まずい空気になってしまうことがありますよね。
そこで今回はオンラインでの会議を円滑に進めるためのコツをご紹介します。
事前準備
円滑なWEB会議を進めるためには準備が必要不可欠！
しっかりと用意をして充実したミーティングにしましょう。
マイク付きのイヤホン、ヘッドホンを準備
デバイスのスピーカーから音を出すとハウリング（「キーン」といったノイズ）が起きてしまいます。
イヤホンやヘッドホンを使うことでそういったトラブルを防ぐことができます。
安定したインターネット環境
速度の速いWIFI環境での参加を。有線LANだと更に安心です。
モバイル回線は途中で通信制限が起きる可能性もあるため避けましょう。
接続テストを行う
zoomにはテスト接続用のミーティングルームが用意されています。
事前にカメラや音声が正常かチェックを行ってください。
https://zoom.us/test
議題を確認
WEB会議に限ったことではありませんが、事前に資料を確認して議題と会議のゴールを明確にしましょう。
早めの入室
開始時間の5～10分前には身支度と資料を整え、余裕をもった入室を心がけてください。
送れる場合は必ず連絡を入れましょう。
入室後～話すときのポイント
いよいよ本番です。WEB上での会議ですが、対面での会議と同様に画面の向こうに人がいるという意識を忘れずに。
最初は挨拶からスタート
相手に関わらず、入室後最初は挨拶をしてください。
挨拶が円滑なコミュニケーションに繋がります。
カメラはオン、話すとき以外は音をミュート設定に
カメラは特別な理由がない限り常時オンにしましょう。
話すとき以外は基本的に音声をミュート設定に。会議に参加しているすべての人が音声をオンにしていると雑音が発生してしまいます。
発言の前に挙手等でアピール
zoomには「手を挙げる」ボタンがあります。これを押したうえで自分も手を挙げ、話したいというアピールをしましょう。
話す前にはミュートの解除をお忘れなく。
社外の方とのミーティングや初対面の方との会議の場合、最初に「○○と申します」と名乗ってから話し始めた方が親切です。
画面ではなくカメラを見て話すことを意識
画面上の他の参加者の顔を見て話をしたくなりますが、そうすると目線がずっと下に向いている状態となりあまり良い印象はありません。
適度にカメラの方に視線を向けて話しましょう。
ゆっくりと高めのトーンでハキハキと
普段の会議と違い、WEB会議は音声が聞き取りづらいものです。
他の参加者の方に自分の話している内容をしっかりと伝えることができるように、普段より声のトーンをあげてゆっくりとハキハキ話すことを心がけてください。
最初は結論から。シンプルにまとめる
話始める前に内容を頭の中で整理しましょう。
最初は結論から話します。文脈の区切りを意識して、話の内容はシンプルかつ簡潔にまとめてください。
話し終わりの際には「以上です」をつける
最後に「以上です」と言うことで、話し終わったことを他の参加者に伝えます。
直ぐにはミュートに戻さず、他の参加者から質問等がないか確認をしてください。
ほかの人に意見を求めるときは指名をする
自分以外の人に意見を求めるときは指名をしましょう。
参加者全員に聞いてもなかなか意見は出てきません。
聞くときのポイント
ただ画面の前でボーっとしているだけでは会議に参加していることにはなりません。
話を聞きながら、意識してリアクションを起こしてください。
画面上の人を見るのではなく、カメラを見る
話すときのポイントと同じですが、カメラを見ることで視線が下を向いている状態を防ぎ、印象が良くなります。
適度にカメラを見ることで、話をきちんと聞いていますよというアピールにもなります。
聞きながら必ず反応する
話している人は他の参加者に内容が伝わっているかどうか分かりません。
頷くなどアクションを起こして会議に参加してください。
聞き取れなかった際は遠慮なく聞く
相手が話し終わったタイミングで、聞き取れなかった部分については直ぐに聞きましょう。
内容が分からないまま会議を進めると錯誤が生じるなど後々の面倒事に繋がります。
以上、WEB会議でのコツをご紹介しました。
ぜひこのコツを意識してWEB会議を進めてくださいね。
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■お客様へご協力のお願い
37.5℃以上の発熱、咳などの症状が発症された場合は、ご利用をお控えください。
こまめな手洗い、手指消毒をし、マスクの着用をお願いいたします。
対面で人と人との距離が近い接触（互いに手を伸ばしたら届く距離で２メートル程度）が、会話などで一定時間以上続き、多くの人々との間で交わされる環境は感染を拡大させるリスクが高いとされています。お互いの距離がしっかりとれるよう、極力最低少人数でのご利用をお願いいたします。
⇒新型コロナウイルス感染症について – 厚生労働省
⇒新型コロナウイルス感染症対策の基本方針 – 厚生労働省
⇒新型コロナウイルスに関するQ&A（一般の方向け）
会議室をご利用の際は、会議室入り口に設置のアルコールジェル、除菌スプレーをご活用ください。
